E-Rechnung 2027: Was ab Januar gilt – und was du wissen musst

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 ihre inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Ab 2028 gilt die Pflicht dann für alle Unternehmen, mit wenigen Ausnahmen. Wer in der Buchhaltung arbeitet oder dorthin wechseln will, sollte die Regeln jetzt kennen.

E-Rechnung 2027: Was sich am 1. Januar ändert

Grundlage ist das Wachstumschancengesetz vom 22. März 2024. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle umsatzsteuerlichen Unternehmen E-Rechnungen grundsätzlich ausstellen und empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsregeln, die schrittweise auslaufen:

Wichtig: Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist. Das betrifft auch Kleinunternehmer, Nebenerwerb und Vereine. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.

Als E-Rechnung zählen nur strukturierte Formate nach der europäischen Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD zählt im Zweifel der XML-Teil. Rechnungen musst du übrigens nur noch 8 statt bisher 10 Jahre aufbewahren, das regelt das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz.

Wer betroffen ist: 800.000-Euro-Grenze, EDI und Ausnahmen

Maßgeblich für 2027 ist der Gesamtumsatz nach § 19 UStG im Jahr 2026. Achtung: Dieser umsatzsteuerliche Gesamtumsatz kann vom Umsatz in BWA, GuV oder Jahresabschluss abweichen. Wer nahe an der Grenze liegt, sollte ihn deshalb gesondert berechnen, rät die Steuerberatungsgruppe ETL.

Weitere Regeln im Überblick:

• EDI-Sonderregel: 2027 dürfen EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiter genutzt werden, auch von Unternehmen über der Grenze.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen.
• Rechnungen an Privatkunden und steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG fallen nicht unter die Pflicht.
• Kleinunternehmer müssen auch nach 2028 keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV), sie aber empfangen können.

Um XML-Rechnungen lesbar anzuzeigen, bietet die Finanzverwaltung ein kostenloses Tool an, wie die IHK Dresden erklärt.

Neues BMF-Schreiben und Stolperfallen in der Praxis

Am 15. Oktober 2026 hat das Bundesfinanzministerium sein drittes Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Es fasst Antworten an Verbände zusammen und ändert den Umsatzsteuer-Anwendungserlass. Die Fristen bleiben unverändert.

Was das Schreiben regelt

• Schonfrist: E-Rechnungen, die bis 31.12.2026 ausgestellt werden und den bisherigen BMF-Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen, werden auch beim Vorsteuerabzug nicht beanstandet.
• Endrechnungen: Bis 30.6.2030 dürfen bereits erhaltene Teilzahlungen vereinfacht im Freitext oder in einem Anhang stehen. Anzahlungsrechnungen aus der Zeit vor der Pflicht müssen nicht neu als E-Rechnung erstellt werden.
• Bauleistungen: Lange Leistungsverzeichnisse dürfen als unstrukturierter Anhang mitgeschickt werden.
• Geschäftsregelfehler: Ein solcher Fehler macht eine Datei ohne Formatfehler nicht automatisch zur „Nicht-E-Rechnung“.
• Massengeschäft: Es reicht, den Unternehmerstatus des Kunden bei Vertragsbeginn zu prüfen.

Stolperfalle Jahreswechsel

Wird eine Leistung 2026 erbracht, die Rechnung aber erst ab dem 1. Januar 2027 verschickt, ist grundsätzlich eine E-Rechnung nötig. Die 800.000-Euro-Regel gilt nur für Umsätze, die 2027 erbracht werden.

Stolperfalle Vorsteuerabzug

Wer trotz Pflicht eine Papier- oder PDF-Rechnung ausstellt, begeht laut BMF keine Ordnungswidrigkeit. Die Rechnung gilt aber nicht als ordnungsgemäß. Der Vorsteuerabzug beim Empfänger ist dann nur im Einzelfall möglich. Für die Buchhaltung auf Empfängerseite heißt das: Eingehende Rechnungen genau prüfen.

Stolperfalle Rechnungskorrektur

Fehlerhafte Rechnungen lassen sich auch per Gutschrift des Empfängers korrigieren (Code UNTDID 389). Hier lohnt es sich, die Abläufe mit Lieferanten und Kunden abzustimmen.

Was die E-Rechnung für Jobs in der Buchhaltung bedeutet

Unsere redaktionelle Einordnung: Die E-Rechnung verändert den Alltag in Buchhaltung und Rechnungswesen spürbar. Papierstapel abtippen tritt in den Hintergrund, gefragt ist eher, strukturierte Daten zu prüfen und Prozesse sauber aufzusetzen. Aus den Regeln ergeben sich Kenntnisse, die du im Bewerbungsgespräch zeigen kannst:

• E-Rechnung und einfaches PDF sicher unterscheiden, Formate wie XRechnung und ZUGFeRD einordnen
• Pflichtangaben und Vorsteuerabzug prüfen
• Rechnungskorrekturen und Gutschriften korrekt abwickeln
• den umsatzsteuerlichen Gesamtumsatz vom Umsatz in der GuV abgrenzen
• Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen oder Privatkunden erkennen
• sicher mit Buchhaltungssoftware und digitalen Abläufen umgehen

Auch im B2B-Vertrieb spielt das Thema eine Rolle: Wer Aufträge abschließt, sollte wissen, ob ein Kunde Unternehmer ist und welche Rechnungsdaten nötig sind. Das ist zum Beispiel für angehende Digital Sales Manager nützlich.

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